As empresas possuem diversas obrigatoriedades. Entre elas, enviar informações de todos os faturamentos para os órgãos públicos.
Segundo a Lei N° 8.846, todo negócio precisa realizar esse registro, sendo a Nota Fiscal a maneira mais comum de formalizar esta receita.
Nota Fiscal
A Nota Fiscal (NF) é um documento oficial que registra as vendas da sua empresa. Sempre que você recebe algum pagamento, é preciso emitir uma NF para o seu cliente.
É através da NF que o escritório que realiza a contabilidade da sua empresa poderá calcular os seus impostos, o financeiro poderá fazer uma estimativa de faturamento e os responsáveis pelo estoque dos seus produtos poderão organizar as entregas e a produção.
Além disso, a não emissão da nota fiscal pode acarretar sérios problemas para a empresa, desde a desorganização da gestão financeira até a configuração de crime de sonegação fiscal.
Como emitir
A emissão da nota fiscal deve ser feita de acordo com a natureza do serviço que a sua empresa presta.
Ao formalizar o seu negócio, você precisa definir os seus respectivos CNAEs.
Essa é uma forma de classificar as atividades que sua empresa realiza. Quando você for emitir uma Nota Fiscal, a prefeitura pede para escolher o CNAE que melhor identifica o serviço prestado.
Vale a pena lembrar que, mesmo a sua empresa tendo mais de uma opção de CNAE, você só poderá indicar um na NF.
Erros comuns
Entre os problemas mais recorrentes ao emitir a nota fiscal está o de escolher o tipo errado de Certificado Digital. Pode acontecer da empresa adquirir o errado e, depois, precisar comprar outro.
Por exemplo, o que possibilita a automação de notas fiscais do certificado A1 é digital, arquivo a ser instalado no computador ou mesmo no emissor de nota fiscal eletrônica.
Já o certificado A3 é físico, como um pendrive ou um token. Ele precisa ser plugado no computador todas as vezes que você logar. Por isso, peça ajuda para o seu contador nesses momentos mais difíceis de escolha.
Outro ponto importante de ser lembrado é sobre a Nota Fiscal Eletrônica.
A NF-e pode ser representada por um documento físico, chamado DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica). Contudo, ela não possui validade jurídica. Esse problema acontece muito em lojas virtuais que, ao enviar o produto para a casa do cliente, envia o DANFE ao invés da NF.
Além disso, é comum encontrar empresas que emitem somente uma Nota Fiscal por mês. Mesmo que o imposto possa ser calculado, essa prática não pode acontecer. A NF deve ser emitida por cliente, para que possa existir alguma verificação se necessário.
Tipos de Nota Fiscal
Existem três tipos de notas fiscais:
– NFS-e (Nota Fiscal de Serviço Eletrônica), que deve ser usada por empresas prestadoras de serviço, como academias de ginástica ou oficinas.
– NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica), que normalmente é utilizada pelo varejo porque substitui o cupom fiscal eletrônico.
– NF-e (Nota Fiscal de Produto Eletrônica), utilizada por empresas que vendem produtos físicos. Isto serve tanto para lojas físicas como lojas online.
Sonegação de imposto
A Lei 4.729/1965 identifica a sonegação em uma de suas definições, como: “prestar declaração falsa ou omitir, total ou parcialmente, informação que deve ser produzida a agentes de pessoas jurídicas de direito público interno, com intenção de eximir-se, total ou parcialmente, do pagamento de tributos, taxas e quaisquer adicionais devidos por lei”.
Ou seja, se a sua empresa emitir uma nota com um valor diferente da venda, isso será considerado um crime. Até mesmo se não emitir uma nota fiscal também poderá ser enquadrado como sonegação de imposto. Por isso, emita sempre a nota fiscal e, se possível, identifique seu cliente. Dessa forma a Receita Federal poderá confirmar as informações caso sua empresa seja investigada.
Caixa 2
O Caixa 2, como o próprio nome já indica, é um segundo caixa da empresa que não possui registro fiscal. Ou seja, não tem uma nota fiscal de recebimento emitida. O maior problema acontece porque esse dinheiro não é declarado e não possui recolhimento de imposto. É por causa disso que ele se torna um crime.
Não importa se o valor não declarado é alto ou não.
Qualquer informação que não tenha sido devidamente registrada entra como Caixa 2.
Este crime pode levar o responsável para a prisão por até oito anos. Por isso, é preciso se atentar nas decisões para a empresa.
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